二公升的專案管理

 

每天早上,同事總對我提著一個二公升的水壺感到好奇或吃驚,心中的口白可能是這個人有這麼懶嗎?水喝完了再倒就有了,有需要自己帶個「水桶」嗎?


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但其實他們不知道的,這裡面可是有專案管理的精神

水很重要你一定知道

水對人體十分的重要,以前還不懂得「沒事多喝水,多喝水沒事」的道理前,常常就是感到容易疲倦,思考混亂,動不動就來個小感冒的,而且老得也快。

後來了解到水的重要後,了解到一般的腦力工作者,一天大概就喝兩公升的水。

 

我怎麼喝水

對於常常坐辦公室的,在初期,雖然時時的提醒自己,但是有時候一忙之後,到了下班,喝的還是桌上的哪口水,一天可能不到500cc。

後來我檢討後,提出了改善的方法,我在手機上設定了鬧鐘,每一個小時就提醒自己該起來走走動動的,不過,如果有賴床經驗的人就懂的,鬧鐘的多寡跟你能不能起床並不一定是正相關。有時一忙,鬧鐘雖然提醒了,但你會不知覺的把他忽略到,有點像是媽媽的嘮叨,你早就無視了吧!

當然其中也試過所謂的智能水壺,宣稱會自己提醒你喝水,不過也跟鬧鐘一樣會被無視,有時候還會忘記充電,最後就被放在冷宮了。

最後,最可行的方案就是同事看到的大水壺方案了,簡單、直覺又便宜,一個二公升的水壺在淘寶上不到一個便當錢,能用一個便當錢買到健康,真得很值得。

 

喝水與專案管理的關係

不過水壺也不是亂買的,因為他可以有敏捷專案管理的精神在裡面,他要符合以下條件:

  1. 必須是二公升的水壺
  2. 必須要是透明可見水量的
  3. 必須要能擺在你的桌面上的
  4. 最好是可以提著走的
  5. 最好有帶吸管

剛剛說到有敏捷專案管理的精神在裡面,接下來我們來說明一下

必須是二公升的水壺

這裡講的是所謂的目標設定,一個專案一定要有一個明確的目標,每天喝足夠的水是目的,但喝多少水才能達到目的就是目標,把目的量化。所以我們要很清楚我們的目標就是每天喝二公升的水。

 

必須要是透明可見水量的

在敏捷管理中,有個大家都知道的方法,就是KANBAN(看板),它的理論基礎就是把你目前專案在每個Iterative (迭代) 所要處理的工作任務都用便利貼貼在看板上,如此一來所有的項目成員就可以對目前專案的進度了解,增加了專案的透明度。

也就是為什麼水壺它必須要是透明的,這樣才可以知道進度有沒有落後。例如我從早上就裝了一壺水,到了中午我發現我才喝了四分之一,如果我預定要在六點下班,我中午應該得喝到二分之一了,透過水量顯示,我就可以即時的調整進度,避免下班前喝不完而造成專案失敗。(加班的話代表時程管控失敗)

 

必須要能擺在你的桌面上的

為什麼必須能擺在桌面上,很簡單,就是為了讓你可以看到,這也是為什麼我在推敏捷管理時,認為在專案小組的空間中有實體看板加便利貼的效果最好,因為所有的專案成員都看得到目前的進度,大家也彼此可以互相協調,因為它可以因為透明度高而快速的調整專案進度,所以被稱為「敏捷」真是名符其實。

水壺放在桌上除了自己隨時可以看到進度,同事看到也會提醒你,不失是個好方法。

 

最好是可以提著走的

專案進行中,一定有許多風險,例如你可能一整天都被抓去開會而造成你的進度落後,這時候一個可以提著走的水壺就是一個加分的點。提著去開會,除了可以兼顧「專案進度」外,還不失一個跟與會者聊天的好話題。

 

最好有帶吸管

所謂工欲善其事,必先利其器,在專案進行中,最好的方式就是可以自然而然的進行,一個二公升的水壺要倒到杯子或捧起來喝都是有點累的,最好的方式就是帶著一根吸管,在工作時,順手就拿起來喝了,莫名其妙就會吸完了。

 

最後,水真得很重要,而專案管理並不是只能應用在工作上,生活上多些專案管理的思維,讓我們的生活更美妙。